Kuinka luoda kokousten yhteenvedot OpenAI:n GPT-3:n avulla

Oletko koskaan osallistunut työpalaveriin, jossa et saanut yhtään viisautta siitä, mitä tehtäviä sinulle annettiin tai millaiseen yhteisymmärrykseen päästiin? Olemme kaikki olleet siellä, varsinkin kun puhutaan paljon samaan aikaan, kysymyksiin jää vastaamatta tai tehtävän määräaika ei ole selvä.

Sekä tuottavuus että selkeys kärsivät usein. (Mikään ei ole pahempaa kuin joutua sopimaan uusi tapaaminen keskustellakseen siitä ensimmäisestä tapaamisesta.)

Joten sen sijaan, että juoksisi henkilön perässä, joka tekee muistiinpanoja, käytä Zapierin integrointia OpenAI:n (ChatGPT:n tekijän) kanssa pelastaaksesi päivän. Voit luoda automaattisia työnkulkuja - jota me kutsumme Zapeiksi -, jotka käynnistävät GPT-3:n luomaan kokouksen yhteenvedot ja lähettämään ne tiimisi Slack-kanavalle. Tässä alla käymme läpi kaksi eri tapaa tehdä se!

Luo kokouspöytäkirjoja ja yhteenvedoja tallenteelta

Olen pitkään etsinyt työkalua, joka tarjoaa automaattisia tekstien kirjoitusratkaisuja ja pystyy myös luomaan tarkan tiivistelmän kyseisestä tekstistä. Tämä mahdollistaa minulle kokouksen pääpiirteen nopean hahmotuksen ja tarvittavien tehtävien selvittämisen. Onneksi Zapierin OpenAI-integraatiossa on toiminto, joka perustuu Whisper -nimiseen automaattiseen puheentunnistusjärjestelmään (ASR), joka mahdollistaa juuri tämän.

Voit luoda automaattisia työnkulkuja, joita kutsutaan nimellä Zaps, jotka ohjaavat Whisperia luomaan äänitiedostoistasi transkriptioita ja luomaan sitten yhteenvedon tekstistä. Tämä pitää kaikki samalla sivulla, eikä päivittäisistä tärkeistä yksityiskohdista jää mitään huomaamatta.

Voit luoda oman aseman alusta alkaen ilman koodaustaitoa, mutta tarjoamme myös nopeita malleja, joiden avulla voit aloittaa. Jos haluat aloittaa mallilla, napsauta alla olevaa Zap-mallia ja siirryt Zap-editoriin. Sinun täytyy luoda Zapier-tili, jos sinulla ei ole sellaista aiemmin. Tämän jälkeen seuraa alla olevia ohjeita asettaaksesi asemasi.

Ennen kuin aloitat

Tässä opetusohjeessa käytämme Dropboxia sisääntulevien tiedostojen lähettämiseen. Varmista, että Dropbox (tai muu tallennussovellus) sisältää kansion kokousäänitiedostoillesi ja että siinä on vähintään yksi äänitiedosto. Äänitiedostojen on myös oltava enintään 25 MB:n kokoisia ja niiden on oltava yhtä seuraavista tiedostomuodoista: MP3, MP4, MPEG, MPGA, M4A, WAV tai WebM.

Koska käytämme OpenAI:n Whisperiä äänitiedostojen transkriboimiseen, tarvitset OpenAI-tilin ja API-avaimen. Jos sinulla ei vielä ole OpenAI-tiliä, sen luominen on ilmaista. Kun olet luonut API-avaimen, varmista, että tallennat sen salasanojenhallinnan työkaluun, koska et voi palauttaa sitä myöhemmin.

Aseta Dropbox-laukaisin

Ensin määritä laukaisin - tapahtuma, joka käynnistää Zapisi. Valitse Dropbox laukaisinsovellukseksi ja Uusi tiedosto kansiossa laukaisintapahtumaksi.

Jos et vielä ole tehnyt sitä, sinua pyydetään liittämään Dropbox-tilisi. Klikkaa Valitse tili... ja valitse joko tili pudotusvalikosta (jos olet jo liittänyt Dropboxin Zapieriin aiemmin) tai klikkaa + Yhdistä uusi tili.

Sitten valitse Dropbox-kansio, jota haluat käyttää. Meidän tapauksessamme olemme asettaneet Dropbox-kansioon nimen Kokousmuistiot. Voit jättää oletusasetuksen Kyllä sisällyttääksesi tiedostojen sisällön.

Siirry seuraavaksi napsauttamalla Jatka. Tarvitsemme olemassa olevan kansiotiedoston asettaaksemme tämän Zapin loppuosan, joten napsauta Kokeile laukaisijaa. Jos testi onnistuu, näet kansiotiedoston sisällön. Napsauta sitten Jatka.

Aseta OpenAI-toimintasi

Nyt asetetaan toiminto - tapahtuma, jonka Zappi suorittaa, kun se käynnistyy. Valitse toiminto-sovellukseksi OpenAI ja toimintotapahtumaksi Luo muistiinpano. Klikkaa Jatka.

Sitten, jos et ole vielä tehnyt sitä, sinua pyydetään yhdistämään OpenAI-tilisi Zapieriin. Klikkaa Valitse tili… ja joko valitse tili avattavasta valikosta (jos olet aiemmin yhdistänyt OpenAI:n Zapieriin) tai klikkaa + Yhdistä uusi tili. Seuraavaksi sinua pyydetään lisäämään aiemmin kopioimasi OpenAI API -avain popup-ikkunaan.

Kun olet tehnyt sen, palaa Zap-editoriin ja napsauta Jatka.

Nyt tulee kaikkein tärkein osa: Kertoa Zapille, mistä napata äänitiedosto ja ohjeet sen perusteella tehtävää transkriointia varten. Klikkaa Tiedosto-kenttään ja valitse Suora mediasyöte Sijoita tiedot -pudotusvalikosta.

Seuraavana on valmiiksi kirjoitettu tekstisi. Vaikka sinun ei tarvitse ohjeistaa GPT:tä tekstin luomiseen (Zap-toiminto tekee sen puolestasi), voit käyttää tätä kenttää transkription laadun parantamiseen. Esimerkiksi voit pyytää GPT:tä poistamaan aikaleimat tai lisäämään tiettyjä avainsanoja tai yritysten nimiä, jotta tekoäly ei kirjoita sanoja väärin.

Voit myös valita vastaustoimituksen muodon, mikä tarkoittaa, millaisessa teksti tiedostomuodossa haluat lopullisen tiedoston olevan. Meidän tapauksessamme käytämme vain standardia tekstiä, mutta voit valita SRT:n, JSON:n ja muuta.

Viimeiseksi voit myös lisätä äänen kielen. Jos jätät tämän kohdan tyhjäksi, se oletusarvoisesti valitsee englannin. Kun olet viimeistellyt nämä kentät, klikkaa Jatka.

Nyt on aika testata toimintaasi. Kun napsautat Testaa ja tarkista tai Testaa ja jatka, Zapier hakee yhteenvedon OpenAI:sta sen mukaan, miten olet mukauttanut kenttiä Zapissasi.

Kun näet, että laukaisijasi toimii oikein, napsauta näyttösi alareunassa olevaa + nappia lisätäksesi uuden vaiheen zappiisi.

Aseta Dropbox-toiminto käyttöön

Nyt asetetaan seuraava vaihe tässä työnkulussa, joka luo uuden tekstitiedoston Dropboxiin OpenAI'n luoman transkription kanssa. Valitse Dropbox toimintosovellukseksesi ja Luo tekstitiedosto toimintotapahtumaksi.

Klikkaa Jatka.

Liitä Dropbox-tilisi Zapieriin (tai valitse olemassa oleva tili) ja napsauta Jatka.

Nyt on aika asettaa Dropbox-toiminto. Valitse Dropbox-kansio, johon haluat lähettää transkription, Kansio-kentässä. Zapissamme lähetämme transkriptiot samaan kansioon, jossa säilytämme äänitiedostoja.

Kun olet valinnut kansionsijainnin, vedä Dropboxin kokousnimi napsauttamalla Tiedostonimi-kenttään ja valitsemalla pudotusvalikosta Dropboxin tiedostonimi.

Nyt tulee kaikkein tärkein osa: Sinun täytyy tuoda Whisper-tulokset (transkriptio) valitsemalla Tiedoston sisältö -kentässä Sisältö datavalikosta. Tämä lisää transkriptiotiedoston Dropbox-kansioosi.

Voit myös valita, haluatko korvata tiedoston vai ei, mutta tässä tapauksessa sinun tulisi valita Ei. Sen jälkeen klikkaa Jatka.

Nyt on aika testata toimintaasi. Kun napsautat Testaa toimintoa, Zapier lähettää taltioinnin Dropboxiin sen mukaan, miten olet määrittänyt toimintosi.

On hyvä idea testata Zapia varmistaaksesi, että siirretty teksti näyttää oikealta. Jos kaikki toimi oikein, sinun pitäisi nähdä siirretty teksti Dropbox-kansiossa, jonka olet määrittänyt. Tässä on, miltä meidän versiomme näyttää:

<

Kun olet tarkistanut Zapin luoman siirron, klikkaa näytön alareunassa olevaa + nappia lisätäksesi uuden vaiheen Zapillesi.

Aseta OpenAI-toimintasi

Nyt on aika asettaa seuraava toimenpide. Valitse OpenAI toimintosovellusta varten ja Lähetä vihje toimintotapahtumaksi.

Klikkaa Jatka. Sitten liitä OpenAI-tilisi ja klikkaa Jatka.

Nyt on aika määrittää toimintasi. Kentässä Model voit jättää valituksi text-davinci-003, koska suosittelemme sitä parhaiden tulosten saavuttamiseksi.

Nyt räätälöit tehtävänantoasi OpenAI:lle. Syötä Tehtävä kenttään haluamasi ohjeet, jotta OpenAI osaa tiivistää puheenvuorosi tehokkaasti. Esimerkkitehtävässäni kirjoitin seuraavat ohjeet:

Luo (luettelo) yhteenveto, joka tiivistää kokouksen koko sisällön.

Voit myös sisällyttää tarkempia ohjeita seuraavista vaiheista tai tehtävistä tiettyjä henkilöitä varten, esimerkiksi, tai sisällyttää tietyn sanamäärän.

Kun olet kirjoittanut kysymyksesi, varmista että tuot dataa Dropboxistasi valitsemalla Tiedoston teksti -vaihtoehto sisäänrakennetusta datan lisäysvalikosta ja klikkaamalla Kysymys-kenttää.

Voit mukauttaa kehotetta ja säätää kirjoituksen luovuuden tasoa (lämpötila) sekä maksimipituutta.

Nyt testaa toimintaasi. Jos et ole tyytyväinen yhteenvedosta OpenAI:lta, säädä ohjetta, kunnes olet tyytyväinen tuloksiisi.

Jotta voit lisätä lopullisen vaiheen Zapin, klikkaa alareunassa olevaa + painiketta.

Aseta Slack-toimintosi

Nyt asetetaan lopullinen toiminto kokouksen yhteenvedon lähettämiseksi. Valitse toiminta-sovellukseksi Slack ja toiminta-tapahtumaksi Lähetä viesti kanavalle. Klikkaa Jatka.

Jos sinulla ei ole vielä yhdistettyä Slack-tiliä, yhdistä se nyt ja napsauta Jatka.

Nyt asetetaan toimintasi tai miten haluat viestisi luoda. Ensin valitse mihin kanavaan haluat viestin julkaista Kanava-kentässä. Meidän tapauksessamme käytämme sisältötiimimme Slack-kanavaa.

Seuraavaksi räätälöi Slack-viesti klikkaamalla Viesti Teksti -kenttää ja valitsemalla tarvittavat OpenAI-tiedot Lisää tiedot -pudotusvalikosta. Tässä tapauksessa sinun tulisi ottaa mukaan Vaihtoehtojen teksti, koska tämä on OpenAI:n luoma yhteenveto.

Voit myös lisätä staattista tekstiä, jos haluat muotoilla Slack-viestisi tietyllä tavalla, mutta se ei ole välttämätöntä, jos haluat vain kokousyhteenvedon mukaan.

Voit myös räätälöidä bottiasi lisäämällä nimen Bottinimi -kenttään ja emojin Botti-ikoni -kenttään.

Kun olet saanut vaiheen asennettua valmiiksi, klikkaa Jatka.

Nyt on aika testata toimintoasi. Kun napsautat Testaa toimintoa, Zapier lähettää viestin Slackiin sen mukaan, miten olet aikaisemmin asettanut viestisi.

Kuten aina, on hyvä idea testata Zap-asiakkaasi, jotta voit tarkistaa, näyttääkö Slack-viestisi hyvältä. (Vain varoita tiimiäsi ensin, jotta he eivät ylläty.) Jos se toimi oikein, sinun pitäisi nähdä Slack-viesti muotoiltuna juuri niin kuin olet sen asettanut.

Voit myös nähdä testivastauksen, joka on lähetetty Slack-tilillesi. Tässä on esimerkki siitä, miltä se näyttää:

Kun olet tyytyväinen siihen, miten testi näyttää, olet nyt valmis ottamaan Zapin käyttöön. Ja sitä me kutsuisimme onnistumiseksi!

Käytä OpenAI:ta kokousten puheenmuistiinpanojen ja yhteenvedojen luomiseen

Nyt aina kun äänitiedosto ladataan Dropboxiin, OpenAI luo siitä tekstinkirjoituksen, lataa sen Dropbox-tiedostoon, sitten OpenAI luo siitä yhteenvedon, ja Zap lähettää sen yhteenvedon Slack-kanavallesi.

Siten sinä ja tiimin jäsenet voitte helposti tarkastella kokouksen yhteenvedot Slackissä kuuntelematta tallennusta tai lukematta koko litteraatiota.

Luo kokousyhteenvedot muistiinpanoista

Jos et yleensä tallenna kokouksia, sinun on luultavasti silti lähetettävä jälkikäteen kokouksen yhteenveto perustuen kokouksessa otettuihin muistiinpanoihin. Tämän työnkulkun avulla OpenAI voi automaattisesti luoda tiivistelmän kokouksestasi ja lähettää sen Slackeriin heti kun julkaiset kokousmuistiinpanosi. Käytämme Evernotea kokousmuistiinpanojemme tallentamiseen, mutta voit käyttää mitä tahansa muistikirjasovellusta, joka yhdistyy Zapieriin ja seurata samoja perusvaiheita.

Jos haluat aloittaa pohjan avulla, napsauta alla olevaa Zap-pohjaa, ja sinut ohjataan Zapierin muokkaajaan. Sinun on luotava Zapier-tili, jos sinulla ei jo ole sellaista. Sitten seuraa alla olevia ohjeita Zappisi määrittämiseksi.

Ennen kuin aloitat

Varaa hetki aikaa ja luo ensin OpenAI-tili, joka on ilmainen tehdä. Kun olet avannut tilisi, generoi API-avain asetukset-välilehdessä.

Muista kopioida avain. Tarvitset tätä API-avainta myöhemmin, kun yhdistät OpenAI-tilisi Zapieriin.

Aseta Evernote-laukaisin

Ensiksi aseta käynnistin - tapahtuma, joka käynnistää Zapin. Valitse käynnistinsovellukseksi Evernote ja käynnistintapahtumaksi New Tag Added to Note.

Jos et ole vielä tehnyt sitä, sinua pyydetään yhdistämään Evernote-tili. Klikkaa Valitse tili... ja valitse joko tili avattavasta valikosta (jos olet liittänyt Evernoten Zapieriin aiemmin) tai klikkaa + Yhdistä uusi tili.

Klikkaa Jatka. Seuraavaksi valitse, miltä leimalta haluat kerätä kokousmuistioitasi.

Napsauta avattavaa valikkoa nähdäksesi käytettävissä olevat tunnisteet yhdistetyssä Evernote-tilissäsi. Tässä tapauksessa olemme määrittäneet tunnisteen nimeltä Kokousmuistiot, joten aina kun lisäämme tämän tunnisteen muistiinpanoon, se laukaisee Zapin. Valitse nyt tunnisteesi. (Jos mitään tunnistetta ei ole valittu, Zap laukeaa kaikista muistiinpanoista.)

Klikkaa Jatka.

Nyt sinun täytyy testata laukaisijaa. Zapier etsii äskettäin lisätyn merkinnän antamallasi tunnisteella. Tätä käytetään lopun Zappisi asettamiseen.

Jos sinulla ei ole olemassa olevia muistiinpanoja, lisää esimerkkimuistiinpano ja merkitse se asianmukaisesti. Testaa sitten Zap-ominaisuutta.

Klikkaa Test trigger. Se tuo näytille oikean tagin kanssa varustetun muistiinpanon. Kun näet, että triggeri toimii oikein, klikkaa Jatka.

Aseta OpenAI-toimintasi

Nyt asetetaan toiminta - tapahtuma, jonka Zap suorittaa, kun se käynnistyy. Valitse toiminnoksi OpenAI -sovellus ja tapahtumaksi Lähetä vihje. Klikkaa Jatka.

Sitten, jos et vielä ole tehnyt sitä, sinua pyydetään liittämään OpenAI-tilisi Zapierin kanssa. Napsauta Valitse tili… ja valitse joko tilisi avattavasta valikosta (jos olet jo liittänyt OpenAI:n Zapieriin aiemmin) tai napsauta + Liitä uusi tili, sitten napsauta Jatka.

Seuraavaksi sinua pyydetään lisäämään OpenAI API-avain, jonka kopioit aiemmin.

Sitten sinun täytyy kertoa Zapille, miten luodaan tiivistelmä kokoustiedoistasi.

Voit tuoda tietoja Evernote-pankeistasi napsauttamalla tyhjää kenttää, johon haluat tiedon sijoittaa, ja valitsemalla vaihtoehdon Lisää tiedot -pudotusvalikosta. Tähän sisältyvät AI-malli, kehotus, lämpötila ja maksimipituus.

Tämän asennuksen tärkein osa on vihjeesi. Kirjoita Vihjeen kenttään, mitä haluat tekoälyn kirjoittavan. Tässä tapauksessa vihjeemme on: Voitko luoda nopean yhteenvedon kokousmuistiinpanoistani ja sisällyttää myös erillisen pisteytetyn luettelon jokaiselle henkilölle tulevista askelista? Korjaa myös mahdolliset kielioppivirheet ja huomauta, jos jää kysymyksiä ilman vastausta.

Kokouksen sisällön osalta tuomme mukaan kokousmuistiosta valitun esimerkin.

Voit myös säätää haluamasi kirjoituksen lämpötilaa (luovuustasoa) ja maksimipituutta. Voit myös muokata hahmojen tai sanojen pituutta suoraan Zapin "Prompt" -kentässä.

Kun olet mukauttanut nämä kentät, napsauta Jatka.

Nyt on aika testata toimintaasi. Kun napsautat Test & Tarkasta tai Test & Jatka, Zapier hakee yhteenvedon OpenAI:sta sen perusteella, miten olet mukauttanut kentät Zapissasi.

Kun näet, että laukaisin toimii oikein, klikkaa Jatka.

Aseta Slack-toiminto

Seuraavaksi on aika asettaa vielä yksi toimenpide. Valitse Slack toimintosovellukseksi ja Lähetä kanavan viesti toimintotapahtumaksi.

Klikkaa Jatka. Sinua pyydetään liittämään Slack-tilisi. Liitä Slack-tilisi ja klikkaa Jatka.

Nyt on aika määrittää, miltä Slack-viestisi näyttää. Valitse Slack-kanava, johon haluat lähettää viestin, napsauttamalla kenttää Kanava alapuolella.

Valitse kanava ja napsauta sitten Viestiteksti -kenttää ja valitse pudotusvalikosta Valinnat Teksti. Näin saat GPT-3 -tuloksesi näkyviin Slack-viestiin kokonaisuudessaan.

Voit myös muokata bottiasi lisäämällä nimen Bottinimi-kenttään ja lisäämällä emojin Bottiikonin kenttään. Lisäksi voit sisällyttää linkin Zapiin, liittää kuvia, automaattisesti laajentaa linkkejä tai linkittää käyttäjänimet ja kanavanimet.

Kun olet saanut askeleet valmiiksi, klikkaa Jatka. Nyt on aika testata toimintaasi. Kun napsautat Testaa toimintoa, Zapier lähettää viestin Slackiin, sen mukaan miten viestisi olet aiemmin määrittänyt.

On hyvä idea testata Zapia varmistaaksesi, että Slack-viestisi näyttää hyvältä. (Vain varoita ensin tiimiäsi, jotta he eivät ylläty.) Jos se toimi oikein, pitäisi näkyä Slack-viestiä, kun olet asettanut sen muotoiltavaksi.

Kun olet tarkistanut Slack-viestin, jonka Zap on luonut, Zap-osiotosi on nyt käyttövalmis. Jos jokin näyttää epäilyttävältä, palaa takaisin ja hienosäädä asioita, kunnes ne ovat juuri oikein.

Zap luo nyt kokousyhteenvedot ja lähettää ne Slack-kanavallesi muutamassa sekunnissa. Tässä on esimerkki meidän yhteenvedostamme:

Kirjoita kokousmuistiot OpenAI:lla

Nyt joka kerta, kun keräät kokousmuistiinpanoja Evernotessa, tämä Zap luo yhteenvedon muistiinpanoistasi, korostaa jokaisen tiimin jäsenen seuraavia vaiheita sekä kuvaa vastaamattomat kysymykset lähettämällä Slack-kanavaviestin.

Tällä tavalla sinä ja tiimin jäsenet voivat lukea yhteenvedot ja seuraavat askeleet ilman turhaa viestinvaihtoa.

Tämä artikkeli julkaistiin alun perin helmikuussa 2023, mutta sitä päivitettiin viimeksi toukokuussa 2023 lisätäksemme uusia tapoja tiivistää kokoukset tekoälyn avulla.